Mitarbeiter-App: Alle im Betrieb erreichen – auch ohne Büroarbeitsplatz

Das lässt sich seriös erst nach dem Konzept-Workshop sagen, weil der Aufwand an den Details hängt, nicht an der Überschrift. Die größten Kostentreiber sind die Zahl der angebundenen Systeme (Zeiterfassung, Personalsoftware), die Komplexität der Freigabewege und die Frage, ob mehrere Standorte mit eigenen Regeln abgebildet werden müssen. Nach dem Workshop erhältst Du ein Festpreisangebot für Version 1 mit klar abgegrenztem Funktionsumfang. Wir empfehlen fast immer, klein zu starten: die Funktionen, die heute am meisten Zeit kosten, zuerst – Erweiterungen kommen, wenn die Anwendung im Alltag angekommen ist.

Nein, das entscheidet das Unternehmen. Die App läuft im Browser auf jedem Gerät – privat, dienstlich oder an einem gemeinsamen Terminal im Pausenraum. Wer sein privates Handy nutzen möchte, legt die Web-App auf den Startbildschirm; niemand muss etwas aus einem App-Store installieren. Für die Nutzung privater Geräte empfehlen wir eine kurze schriftliche Regelung, die wir Dir als Vorlage mitgeben.

In einer Mitarbeiter-App liegen Personaldaten, deshalb ist Datenschutz hier kein Nebenthema. Die App ersetzt die WhatsApp-Gruppe, die in vielen Betrieben datenschutzrechtlich problematisch ist, durch einen Kanal, den das Unternehmen kontrolliert. Die Anwendung läuft auf Wunsch auf Servern in Deutschland oder der EU, mit Auftragsverarbeitungsvertrag für das Hosting. Zugriffsrechte werden pro Rolle vergeben, Zugriffe protokolliert, Daten verschlüsselt übertragen. Welche Daten wie lange gespeichert werden, legen wir im Konzept-Workshop fest und dokumentieren es – das ist zugleich Deine Grundlage für das Verarbeitungsverzeichnis.

Als grobe Orientierung: eine Version 1 mit Nachrichten, Dokumenten und einem Antragsprozess ist häufig in zwei bis drei Monaten produktiv, umfangreichere Anwendungen mit Schichtplanung und Systemanbindung brauchen vier bis sechs Monate. Der Konzept-Workshop dauert ein bis zwei Termine, danach folgt ein klickbarer Prototyp, bevor entwickelt wird. Die Umsetzung läuft in Etappen mit Zwischenständen, die Du mit echten Daten testest. Verzögerungen entstehen in der Praxis selten durch die Technik, sondern durch offene Entscheidungen im Unternehmen – deshalb klären wir Zuständigkeiten gleich im Workshop.

Dir. Quellcode, Datenbankstruktur, Dokumentation und alle Zugänge gehen nach der Abnahme vollständig an Dein Unternehmen über – ohne Lizenzgebühren, ohne Nutzungsbeschränkung. Wartung und Weiterentwicklung kannst Du bei NOLO beauftragen, musst es aber nicht. Wir halten diese Regel bewusst ein, weil Abhängigkeit vom Dienstleister das häufigste Problem ist, mit dem Unternehmen zu uns kommen.